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30.09.2021

Mehr Agentur verstehen #19

Der perfekte Masterplan für dein WOW-Event!

VON CAROLA SCHARDT | 30.09.2021

LET THE PLANNING BEGIN!   

Die Planung von Events ist spannend und vielseitig – nur leider nicht immer im positiven Sinne, denn: Plötzlich ist schlechtes Wetter bei einem Outdoor-Event, Gäste sagen kurzfristig ab, die Location wurde vom Wirt am falschen Tag eingebucht, und und und. Jeder, der schon einmal selbst Events organisiert hat, weiß, dass die Planung schnell zu einem Test für die eigenen Nerven werden kann. Aber: Kann ein Event trotz unerwarteter Happenings perfekt werden? Oder noch viel wichtiger: Gibt es denn DAS eine perfekte Event überhaupt? Ich finde, ein paar Kleinigkeiten dürfen schiefgehen, denn dann ist es fast schon wieder sympathisch. Damit es aber auch nur bei Kleinigkeiten bleibt, ist eine detaillierte Planung auf alle Fälle notwendig.

Unvorhersehbare Faktoren? Stay cool!

Wenn das Event nicht nach Plan läuft, gilt vor allem eines: einen kühlen Kopf zu bewahren! Das ist natürlich einfacher gesagt als getan. Deshalb ist es empfehlenswert, frühzeitig Alternativen auszuarbeiten. Beispielsweise eine Ausweichmöglichkeit nach Innen für Outdoor-Events, falls das Wetter nicht mitspielt. Das hilft, die Planung aufrecht erhalten zu können. Am wichtigsten jedoch ist es, die Situation zu akzeptieren, in Ruhe zu analysieren und dann aus den Gegebenheiten das Optimale herauszuholen. Nobody is perfect!

Checklisten, Checklisten, Checklisten und eine wichtige Frage

Aus meiner langjährigen Erfahrung weiß ich: Checklisten sind die größte Hilfe. Dank ihnen kann man Zuständigkeiten klar definieren und verliert nicht den Überblick.  Bevor man allerdings mit der Planung und dem Schreiben von Checklisten beginnt, ist es essenziell, sich eine Frage zu beantworten: Was ist das oberste Ziel der Veranstaltung? Denn dieses Ziel ist der Grund, weshalb Du (oder Dein Kunde) die Veranstaltung überhaupt planen will. Wird ein Produkt veröffentlicht? Soll die Markenbekanntheit gestärkt werden? Geht es um eine Kombination mehrerer kleinerer Ziele? Oder soll es zur Motivation für Dein eigenes Team dienen? Frage geklärt? Dann kann es losgehen!

Die Detailplanung

Das Datum: Bei Kundenevents sollte das Datum mindestens drei Monate im Voraus feststehen. Hier muss geprüft werden, ob bereits andere kundenrelevante Events stattfinden. Ebenfalls zu vermeiden ist es, das Datum in die Schulferien oder auf einen Feiertag zu legen. Und damit im Idealfall auch alle Zeit haben, ist es empfehlenswert, bereits einen Ersatztermin festzulegen.

Das Budget: Nur, wenn das Budget klar ist, kann auch vernünftig und qualitativ geplant werden. Deshalb ist es wichtig, bereits im Vorfeld die Programmpunkte des Events, die Location, die Verpflegung, das externe Personal (zum Beispiel Fotografen) und die Kommunikationsmittel (zum Beispiel Einladungskarten) – also all das, wofür Ausgaben anfallen können – zu bepreisen. Wenn die Budget-Frage dann geklärt ist, kann die konkrete Planung beginnen.

Das Motto: Wird es ein lustiges Sommerfest mit verschiedenen Spielen für das Team oder eher ein edles Kundenevent? Egal, welches Motto zu welchem Anlass: Es muss immer ein „roter Faden“ für die Veranstaltung gefunden werden, der dann anschließend konsequent umgesetzt wird.

To-Dos vor dem Event:

  • Verantwortlichkeiten innerhalb des Planungsteams verbindlich festlegen.
     

  • Gästeliste und Personenkreis festlegen. 
     

  • Ablauf des Events definieren.
     

  • Absprachen mit dem Vermieter der Location treffen und verbindlich reservieren.

  • Absprachen bezüglich Speisen, Getränke, Mobiliar, Unterhaltung etc.
     

  • Einladungskarten für die Gäste mit Angabe von Datum, Ort und Dauer gestalten. Hier ist es ganz wichtig, dass eine Deadline für die Rückantwort angegeben wird.  
     

  • Kommunikationsmittel wie beispielsweise Einladungskarten, Beschilderung, etc. beim Drucker beauftragen.
     

  • Eventuell Fotografen organisieren

To-Dos kurz vor dem Event

  • Klare Aufgabenverteilung für das Event vornehmen.
     

  • Personal für den Event-Tag frühzeitig briefen und instruieren (intern und extern). 
     

  • Ablauf von Technik, Mobiliar und Infrastruktur inklusive Generalprobe frühzeitig planen.

To-Dos nach dem Event

  • Debriefing an interne Mitarbeiter und externe Partner.
     

  • Abrechnungen und Budgetabgleich (SOLL/IST) vornehmen. 
     

  • Dankes-Mail oder -Karte an Gäste verschicken (zum Beispiel mit einer Fotogalerie und/oder einer Umfrage mit Bitte um Feedback).

Fazit: Grundsätzlich sollte eine Veranstaltung immer mit Herzblut und Engagement geplant und durchgeführt werden – Egal, ob für einen Kunden oder für das eigene Team. Denn so gelingt die Veranstaltung immer. Ob sie nun perfekt ist oder, ob ein paar Kleinigkeiten eben nicht 100-prozentig klappen, spielt dann keine Rolle mehr. Und solltest Du mal den Überblick verlieren: Wir helfen gerne!

ganzkörperbild von carola schardt

Über die Autorin:

Carola Schardt
0911 9747820
carola.schardt@kontext.com

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