Optimales Onboarding – so gelingt's

VON SANDRA DÖRRFUß | 16.02.2022

Nimm Dir Zeit für neue Mitarbeiter – es lohnt sich!

Ich selbst durfte diesen Prozess im November 2021 bei KONTEXT public relations GmbH als die Neue im Team durchlaufen und kann im Nachhinein sagen, dass uns das doch sehr gut gelungen ist. Oder bin ich noch mittendrin? Und da fängt die Überlegung schon an… wann beginnt so ein Onboarding überhaupt und wann endet es? Hier ein paar persönliche Tipps und Ratschläge aus Sicht eines frischen Onboarders:

Aufgepasst! Das „An-Bord-Nehmen“ beginnt schon lange vor dem ersten Arbeitstag…

Schritt #1: Die Preboarding-Phase

Dieser Abschnitt beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages. Hier kann die Einarbeitung bereits durch die Aushändigung einer Broschüre über das Leitbild, die Strukturen und die Kultur des Unternehmens eingeleitet werden. Man kann sich so orientieren und mit dem neuen Arbeitgeber noch besser vertraut machen und identifizieren. Ich selbst habe bei KONTEXT solch eine Willkommensbroschüre erhalten und fand das richtig gut. Sie hat mir dabei geholfen einen schnellen Überblick über das Team und dessen unterschiedliche Aufgabengebiete zu bekommen.

Inhalt der Brochüre:

Ausrichtung des Unternehmens
Teamvorstellung in Wort und Bild (Position und Aufgabenbereich)
Code of KONTEXT (Grundwerte)
Portfolio (Dienstleistung des Unternehmens)
Handling: Interne und externe Kommunikation

Die erneute Kontaktaufnahme durch die Personalabteilung kurz vor Arbeitsstart empfand ich als sehr nette Geste. Ich durfte meine KollegInnen sogar schon bei deren monatlichem Teamtreffen vor Arbeitsstart näher kennenlernen – das hat mir den ersten Arbeitstag erleichtert.

Aber auch schon allein ein kurzer Gang durch die Abteilungen während des Vorstellungsgespräches, die Vorstellung der TeamkollegInnen und eine Zuweisung eines persönlichen Ansprechpartners (Paten) lässt den/die MitarbeiterIn zügig im Unternehmen ankommen.

Schritt #2: Die Orientierungsphase

Mit dem ersten Arbeitstag beginnt somit die Zeit der Orientierungsphase. Wichtig ist es, sich im Vorfeld als KollegInnen und Vorgesetze im Team abzustimmen. Wer übernimmt die Begrüßung und wer ist der/die HauptansprechpartnerIn in den ersten Einarbeitungstagen, ist der Arbeitsplatz gut vorbereitet und funktionsfähig, liegen alle notwendigen Telefon- und E-Mail-Listen sowie Passwörter vor? Welche Erwartungen hat das Team an den/die neue KollegIn? In welchem Bereich kann er/sie von Beginn an tätig werden und wie können sich hierbei einzelne KollegInnen von Beginn an einbringen? Diese vorzeitigen Teamabstimmungen können verhindern, dass der/die neue MitarbeiterIn nicht versehentlich im alltäglichen Arbeitsablauf in Vergessenheit gerät und schlimmstenfalls verloren oder aber auch überfordert seine ersten Tage im Unternehmen verbringt. Auch Lernvideos, sowie ein persönlich abgestimmter Einarbeitungsplan, dienen als Orientierungshilfen während der ersten Tage und Monate.

KONTEXT hat auch hierfür ein Booklet für seine neuen MitarbeiterInnen zusammengestellt, in dem alles Organisatorische zusammengefasst wird: von Programmbeschreibungen bis hin zu den Büroabläufen.

KollegInnen sollten sich nicht nur dem fachlichen Bereich während dieser Phase widmen, sondern auch die wertorientierte und soziale Integration des/der neuen MitarbeiterIn im Auge behalten. Sich die Zeit nehmen für Feedbackgespräche ist zielführend, um gegenseitige Erwartungen und Bedürfnisse abzustimmen und dem Neuling Halt zu geben.

Schritt #3: Integrations- & Lernphase

Hier sollte die Erschließung des eigenen Aufgabenfeldes im Mittelpunkt stehen. Neuen MitarbeiterInnen wird in dieser Phase die Möglichkeit gegeben, eigene Ideen in Projekte einfließen zu lassen und selbständig umzusetzen. Gemeinsame Projektarbeiten mit anderen KollegeInnen fördern die Teamfähigkeit und die Integration in vielfältiger Weise. Unternehmensziele sowie interne Strukturen, wie Entscheidungs- und Verantwortungskompetenzen, sollten in dieser Zeit verinnerlicht werden.

Schritt #4: Stabilitäts- & Akzeptanzphase

In dieser Phase ist die Eingewöhnung ins Team abgeschlossen und man kann bereits selbständig im zugewiesenen Fachbereich arbeiten. Wahrscheinlich befindet sich der/die MitarbeiterIn am Ende der Probezeit und kann in einem persönlichen Gespräch mit dem/der Vorgesetzten die Onboarding-maßnahmen des Unternehmens beurteilen und so zu weiteren Verbesserungen beitragen.

Fazit: Sich immer wieder neu zu sensibilisieren und Abläufe zu überdenken, hilft bei einer zügigen und für beide Seiten zufriedenstellenden Einarbeitung von neuen MitarbeiterInnen. Wie findet Deine Einarbeitung im Unternehmen statt? Sind alle Vorbereitungen und Abstimmungen getroffen? Eins steht fest: Es zahlt sich definitiv aus, sich die Zeit zu nehmen und das gibt allen ein gutes Gefühl!

Über die Autorin:

Sandra Dörrfuß
0911 974780
sandra.doerrfuss@kontext.com

Mehr Branchen-Insights

Weitere Blog-Beiträge

Zur Überischt

Allgemeines 03.04.2024

So kann die Nachfolge gelingen!

Das Lebenswerk in andere Hände geben: auf was kommt es an, damit es gelingt? Was macht das alles mit einem? Was sollte man tunlichst nicht tun?

Allgemeines 12.10.2023

#Ende

Volontariat geht zu Ende: Ein Rückblick, was ich alles in 18 Monaten gelernt habe, welche Erfahrungen ich gesammelt habe und ein Blick in die Zukunft.